資料整理の悪さを責めないで!若手でも賢く探せる仕組み

「整理が悪いので」と資料を必要な時に探せない人に対して、若手でも過去の資料をすばやく探せる方法を説明する記事です。自分のことを責めないで賢く探せるようにしちゃいましょう!

目次

1.そもそも書類の拡散は自然現象
2.索引をつくろう
3.うまく検索しよう
4.検索ガイドを利用しよう

1.そもそも書類の拡散は自然現象

以前の記事にも書きましたが、そもそも書類がうまく整理できないのなんて自然現象なのです。その人の管理がテキトーだからとかそんな次元の問題ではないのです。

コーヒーの香りが部屋いっぱいに広がり、ベランダから外に出て行ってしまうと、マグカップには戻ってきてくれないのと同じで、仕事で使う資料だって時間とともに散らかり続けていく一方です。特に何十年もメンテナンスをする設備であればなおさらで、前の担当者から今の担当者へ引き継がれるたび、何か改造工事をするたび、事故が起こるたび、資料はどんどん散らばり続けています。

物理の世界では熱力学的第二法則とか言われています。

《熱力学第二法則》
”孤立系のエントロピーは、不可逆過程で増大する“

しっかり学ぶ 化学熱力学
エントロピーはなぜ増えるのか
(石原 顕光著)

むしろ資料は散らばっていくものだと思ってしまったほうが落ち着きませんか?散らばっている資料ですが、これを有効活用できる人と出来ない人ではだいぶ仕事の成果も違ってくるはずです。過去の資料がいかに大事なものかについてはこちらで書いています。

2.索引をつくろう

散らかった資料をキレイに整理しなければならないという話は実に昔から言われていますが、なぜ令和の現在でも書類探しの手間はなくならないのでしょうか?原因は、書類のフォルダ管理手法ではないかと私は思っています。

たとえばPDFの資料があったとしたら、その資料をある約束にもとづいて保管しようというルールにしている組織は多いですよね。年次ごと、設備ごと、メーカーごとなどフォルダを分けていますよね。このルールを守れないのが悲しいかな人間でありまして、いくら管理職の人が頑張ってもめんどくさいものはめんどくさいわけです。

仮にみんながすごく頑張ってルール通りにフォルダにデータを保管したとしましょう。今度は探す段階で不具合があるんです。フォルダ管理だと、「たしかアノ設備で同じようなトラブルあったなぁ。あれいつだっけな平成15年くらいだったかな」と実際に体験している人じゃないと目的の場所にすぐいけないわけです。最近中途採用で配属された人が探そうと思うとそれこそすべてのファイルを読まなければなりません。これは現実的ではないし、そもそも体験していない人は過去に同じトラブルがあったことすらしらないので探しにすらいかないかもしれません。

そこで、比較したいのが索引を作る方法です。例えるなら単語単位で”ふせん”を貼っていくような方法です。たとえば”廃液濃縮設備事故報告.pdf”というファイル単位ではなく、そのファイルに記載されている単語単位でどのファイルに含まれているかを記録していくわけです。たとえば専門書の中には、索引ってありますよね。索引を見ればどの単語がどのページにあるかわかるようになっています。仕事で使う資料も同じようにこの単語が含まれているファイルは”廃液濃縮設備事故報告.pdf”という形で単語がどこに含まれているかを記録をしていく手法です。詳しくはこちらの記事でまとめました。

3.うまく検索しよう

このように索引をつくると、気になる単語から入って、検索することが可能です。

たとえば最近中途採用で配属された人が、設備保全関係の仕事をしている中で何か異変に気付いたとしましょう。「あれこのポンプなんかへんなニオイするな」とか「なんかこの送風機なんかいつもと違う変な音がする」といったものです。

この時、先ほどのように単語単位で”ふせん”を貼っていれば、

”ポンプ 異臭” とか ”送風機 異音” とかをキーワードとして入力してしまえば、その単語が含まれているファイルを即時に取り出すことができるわけです。

ここまでくればあとは、検索を継続することで検索スキルが向上していきます。どんな単語を入れると欲しい資料にたどり着きやすいか、これは意外と慣れが必要なものです。

図面を探しているときは、”ポンプ 図面”と入れればよいし、過去の点検記録を探しているときは、”送風機 点検記録”などをいれますよね。保管されて、検索対象になっている資料がどのような文章なのかを想像しながら試行錯誤していくと欲しい図書を即座に取り出せるようになるかもしれません。このあたりの検索スキルについての説明は別の記事で書きました。

4.検索ガイドを利用しよう

うまく検索できるようになるまでは検索ガイドを利用しましょう。

たとえば図面を探したいときにはどのようなキーワードを入力すればよいでしょうか?「設備名 + 図面」でしょうか?

ある設備のトラブル事例を探したいときはどのように入力すればよいでしょうか?「設備名 + トラブル」でしょうか?

検索対象となっている資料に含まれている単語にクセがあったりするとうまく結果がヒットしなかったりすることもあります。そこで活躍するのがキーワード提案というガイダンス機能です。適切な検索キーワードを選ぶガイドをしてくれるので是非活用しましょう!詳しくは別の記事に書きました。

以上でした。

ファイルをフォルダで管理するとベテランでないと活躍しにくいですが、この仕組みなら若手でも検索スキルさえあれば色々なことができるようになりますという話です。

今後はもう少し、各項目を掘り下げて書いていきます。よろしくお願いします。

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