書類探し、検索スピードをさらに速めるたった2つのコツ

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こんにちは。今回は、「資料の検索スピードをさらに速める2つのコツ」についてご説明します。

世の中で一番普及している検索サービスと言えば「Google」ですが、実は消費者が使うだけでなく、最近は、「企業内検索」というジャンルで、企業内の様々な場所で検索サービスは広がりつつあります。

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みなさまの中にはその有効性を確認され、すでに導入済みの方もいらっしゃるかもしれません。

  • 今回は、どうすればより速く目的の資料に辿り着けるようになるかという点で、シンプルですが、2つだけコツをお伝えしたいと思います。
  • Google を含めて、どのような検索ツールをご利用になる場合でも役に立つと思いますので是非読んでみてください。
  1. 資料のテキストを想像する
  2. 基本的な知識を身につける

たったこれだけなのですが、継続的に取り組めば皆さまの検索スピードが高速化していくことは間違いありません。

それでは、それぞれのコツについて説明してまいりましょう。

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コツその1 資料のテキストを想像する

今から何か具体的に探したい資料に書いてあるテキストをイメージしてください。

例えばそれが、「ボイラの点火時の注意事項は何か知りたい」としましょう。大量の書類の中からサッとその資料を取り出すにはどうしたら良いでしょうか?

まずおススメのコツとしては、その探したい資料のテキスト(文章)には何が書かれているかを想像することです。

具体的に言えば、その資料のタイトルやファイル名称はどんな風に書かれているでしょうか?また、その資料の本文にはどのようなことが書かれているでしょうか?

先ほどの例では、

タイトルやファイル名称は…こんな感じで想像できます。

「点火時の注意点は取扱説明書にあったはず。これは、確かいろんな設備ごとに章や節に細かく区切られていたな。タイトルには取説とか取扱説明書と記載あるはずだよね。それに章や節の題名もタイトルになっているかもしれない」

本文は…こんな感じで想像できます。

「ボイラの点火に関することだから、運転操作とか注意事項とか操作基準とかそういう単語が並んでいるのではないかな?」

こうしてイメージした資料に記載されているタイトル・ファイル名称や本文に書いてある単語は、そのまま検索キーワードになります。

ボイラ点火時の注意点を探したかったら、この場合は、「取扱説明書 ボイラ運転」などと入れてみるとすぐに発見できるかもしれません。

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コツその2 基本的な知識を身につける

これは、考えてみれば当然と言えば当然なのですが、探していることについての基本的な知識がある場合と無い場合ではキーワードの選び方が違います。

知識が無い場合、どれくらい遠回りするか考えてみましょう。

例えば、先ほどの例で言うと、ボイラの点火時の注意点を調べなければならない状況で、上司の方から「おい、点火時の注意点調べて!」と言われたとします。

まず、「点火」という単語がボイラの運転に関連することが分からないA君の場合は、検索キーワードに「点火」と入れて検索しなければなりません。

そこで、「点火とはボイラの運転を開始する時にする操作なんだ」ということを知り、そうなると検索キーワードに「ボイラ 運転」と入れなければなりません。

そこで、「ボイラの運転について解説している取扱説明書というものがあるんだ」ということを知り、そうなると「取扱説明書にボイラの運転で点火に関する注意点を探せばよいのか」とやっと「取扱説明書 ボイラ運転」と検索して目的の資料にたどりつけるわけです。

もちろんこのやり方でも時間が十分にあれば良いですが、一刻を争う保全・操業のお仕事では調べ物は早く終わらせるに越したことはないですよね。

ということで、2つ目のコツは基本的な知識は身につけるというものでした。

身に着けた知識は確実に1つ目のコツでテキストを想像する時にたくさんのヒントを与えてくれます。また、うまく検索できるようになると、今度はたくさんの資料を読むことになり、それがまたその人の知識を増やします。

具体的には、主要な設備の名前とメカニズム・役割、業務利用している資料の名前と種類、定期検査や日常点検などの日ごろの業務に関することを知っておくだけで、調べ物をする時の良いヒントになるかも知れません。

弊社からも引き続き、基礎知識の配信をさせていただきますので少しづつ読んでいただけると大変ありがたいです。

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以上です。最後まで読んでいただき、ありがとうございました。今後もお役立ち情報を配信して参りますので是非、フォローをよろしくお願いいたします。

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