【3密対策・効率化】オンライン会議の始め方

people on a video call

こんにちは。引き続き三密対策・テレワーク・効率化をするために利用が拡大しているオンライン会議(もしくは”WEB会議”)ですが、今回の記事では、初心者の方向けに「始め方」について分かりやすくご紹介させていただきます。オンライン会議の参加について、難しいことは一切ありませんので、是非読んで実践してみてくださいませ。

会議ツールの種類

世の中にはさまざまなツールがあふれていますが、よく利用されるサービスとしては以下がございます。

Cisco WebexとZoomは、カメラ・マイク・スピーカー・Webブラウザの画面により、顔・音声・ファイルなど会議をするのに必要な情報を共有する機能を提供しているツールです。これらはオンライン会議の代表的なツールであり機能面でいえばどちらも大きく変わらないと言えます。

また、Teams、Slackといった主にチャットによる短いフレーズでコミュニケーションするツールにもオンライン会議をするための機能が搭載されています。さらに、音声通話機能として主に利用されてきたSkypeというサービスもあります。

法人のお客様では社内のネットワークセキュリティに関する考え方などで利用可能なツールが異なっていると思います。

弊社の場合ですと、社外のお客様とのコミュニケーションではCisco Webexを利用し、社内のコミュニケーションではSkype, Teamsを利用しています。弊社グループとオンライン会議を実施する場合は、Cisco Webexを利用してお客様に会議案内のURLリンクを送らせていただき、基本的にはそこから参加をお願いしております。

利用条件

オンライン会議の利用条件は、どのツールを使うにしても以下の通りです。

contemporary earphones and headphones on white table near smartphone
Photo by SCREEN POST on Pexels.com

ご利用になる端末が、

  • インターネットに接続可能なこと
  • マイク、スピーカー、カメラが接続されていること
  • アプリがインストールされていること

インターネットに接続できる環境は多くの職場で提供されていると思いますが、各社様のITインフラの考え方でアクセス制限がかけられているケースもございます。ぜひご利用前に動作確認をされることをおすすめいたします。

マイク、スピーカー、カメラについては最近のノートパソコンであれば内蔵されていますので、そのままご利用になられるケースがほとんどと思います。マイク付きヘッドホンがあれば周りの方に気を遣わずに会議をすることができます。たまに端末と外付けのヘッドフォンやマイクとの相性が良くない場合がありますので、初めてご利用になる場合は、一度動作確認をされることをおすすめいたします。

アプリのインストールについては、通常会議に参加するためのURLをクリックした時に、その端末にインストールがされていなければ自動的にインストールをするための画面に進むようになっています。初めてそのツールをご利用になる場合にはこちらについても一度確認されると良いと思います。

基本的に利用条件は多くないのですが、上記の通り事前にその環境で動作確認をされることをおすすめいたします。

私事ですが、特に自分が開催したオンライン会議なのにも関わらず、会議直前になってバタバタと接続不具合トラブルに対応したことがあります。その場合は場の空気が結構凍り付きましたので、特にご自身が主催される場合は念入りに動作確認などご注意くださいませ。

なお、今後こうしたオンライン会議を利用して打合せをするケースが増えていくと思いますが、動作確認の最も確実な方法としてはリハーサルだと思います。これまでも様々なお客様とリハーサルをさせていただきました。「ちょっとうまくオンライン会議ができるか不安なんだけど」と思われる方は何はともあれ、本番の会議と同じ環境で実験してみて動作確認をすることが一番です。やってみるとほとんどのお客様が「これは簡単、便利」と言っていらっしゃいます。

ぜひお気軽にご連絡くださいませ。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。引き続きお役立ち情報を配信してまいりますのでよろしくお願いいたします。

コメントを残す

%d人のブロガーが「いいね」をつけました。