オンライン会議の効率的な進め方

people on a video call

こんにちは。今回は、オンライン会議の効率的な進め方を、これまで遭遇した実体験にもとづいて分かりやすくご紹介していきたいと思います。

前提条件

どんな打ち合わせでもできないことはありませんが、オンライン会議が得意としているところ、苦手としているところがあるのは事実です。例えば、新しいチームを作って、そのチームの初対面の場抽象的な議論のアイデア出しなど、相手と呼吸を合わせて話をしたり、相手の感情を理解したり、関係を構築することなどはあまり向いていないかもしれません。

一方で、役割、議題、共有内容が具体的・実務的な打ち合わせであればオンライン会議でスムーズに事が進むのかもしれません。今からやろうとしている会議がどのようなものであるのかを考えてオンラインで良いのか、対面でないとダメなのか、を検討すると良いかもしれません。

リハーサル

これは始め方を解説した記事にもありますが、どれだけ入念に利用方法を読んでも予期せぬトラブルが発生したりするものです。会議ツールも複数あり、ヘッドフォン・マイクも有線やブルートゥースで接続するもの、端末もラップトップ・スマホなどデバイスの違いや、オペレーション・システム(OS)やブラウザの違い、各企業のITネットワーク環境もさまざまです。

こうした中で、スムーズに会議を開催しようとするのであれば間違いなく有効な手段はリハーサルになります。

ほんの5分、10分を本番と同じ環境で、リハーサルに時間をかけることで本番で集まる多くの会議参加者の時間の無駄をなくすことも可能になります。是非ご検討ください。また、各ツールは利用時に「音声確認」をする機能がついています。会議時間の5分前にアクセスしてツールの音声確認機能でヘッドフォンとマイクの調子を確認するのも良いと思います。

資料準備

オンライン会議は対面型の会議と比較して人間の身振り手振りや顔色といった微妙な違いを共有することが難しくなります。従来では顔を合わせて同じ部屋で、紙の図面を広げて話をするだけで伝わっていた会議も、議題を明確にして、それに必要な資料を準備しないと建設的な議論が出来なくなってしまいがちです。是非、少ししっかり目に資料を作成してみてはいかがでしょうか。

指示語

「コレがですね」「アレがですね」という指示語ですが、対面型の打ち合わせでは、手で指差したり、マウスのポインターで示したりといったことでコミュニケーションが成立していましたが、オンライン会議では指示語が意思疎通を妨げてしまうことがあります。「資料の4ページの真ん中下にある火炉下部の〇〇という部位で検査をしましょう」と伝えたほうが、「コレを検査しましょう」と言うより確実に相手に情報が伝わりやすくなります。

こまめに確認

例えば誰かに10ページにわたるパワーポイントで来年の検査計画を説明する時には、対面型の会議では、話をしながら相手の顔を確認することが出来ます。オンライン会議でも顔の共有は可能な場合がありますが、聞いてくれている相手にきちんと理解されているのか、それとも疑問を持たれているのかという微妙な雰囲気を察知することが難しくなります。1ページの説明を終えたら「このページは大丈夫ですか?」などと少しだけいつもよりこまめに確認をすると比較的スムーズにお話が出来そうです。

いかがでしたでしょうか。是非次のオンライン会議でどれか一つでも試してみてください。きっと相手とのコミュニケーションが改善されるはずです。最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

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